Всеки бизнес в един момент стига до въпроса: да продължим ли с таблиците в Excel, да вземем ли готова програма, или да си направим собствена система? Няма един верен отговор, но има ясни признаци кое ви трябва.
Пет признака, че Excel вече не стига
- Едни и същи данни се въвеждат на няколко места: в таблицата, в счетоводството, в магазина, в имейла до куриера.
- Само един човек знае как работи таблицата. Когато е в отпуск, всичко спира.
- Има няколко версии на един и същ файл и никой не е сигурен коя е последната.
- Отчетите отнемат дни. За да разберете колко сте продали миналия месец, някой събира данни от няколко места.
- Грешките струват пари: забравена фактура, продадена стока, която я няма в склада, пропуснат срок.
Ако разпознавате три или повече, време е за система. Въпросът е каква.
Готова програма: кога е правилният избор
Готовите CRM, складови и счетоводни програми са добър избор, когато:
- процесите ви са стандартни и програмата ги покрива почти изцяло;
- искате да започнете веднага, без проект и изчакване;
- бюджетът в началото е малък.
Минусите излизат с времето:
- Месечната такса расте. Плаща се за всеки потребител, а цената на по-пълните планове е многократно по-висока.
- Вие се нагаждате към програмата, а не обратното. Ако нещо при вас работи по-различно, остава в Excel или на хартия.
- Данните ви са в чужда система. Изнасянето им не винаги е лесно.
- Функциите, които ви трябват, са в по-скъп план, заедно с още двадесет, които не ви трябват.
Софтуер по поръчка: кога се изплаща
Собствена система има смисъл, когато:
- начинът, по който работите, е част от предимството ви пред конкурентите;
- плащате месечни такси за много потребители и сумата за няколко години надхвърля цената на собствена система;
- използвате няколко програми, които не говорят помежду си;
- имате процес, който никоя готова програма не покрива добре.
Предимствата: системата прави точно това, което ви трябва, свързва се с всичко, което вече използвате, кодът и данните са ваши, а месечна такса за потребител няма. Вижте как изглежда в примера с CRM и бизнес табло.
Сметката
Готовата програма е по-евтина в началото. Собствената често е по-евтина в дългосрочен план. Направете проста сметка:
месечна такса × брой потребители × 36 месеца
Ако сумата за три години се доближава до цената на система по поръчка, сериозно обмислете собствената. Добавете и времето, което екипът губи в преписване на данни между програмите. То също струва пари.
Уеб приложение по поръчка струва от €900 без ДДС и е готово за 4–8 седмици. Включва анализ на процесите, потребители и права, до 3 модула и админ панел с отчети.
Третият път: свържете готовото
Често най-добрият вариант не е нито едното, нито другото, а комбинация: оставяте счетоводството и магазина такива, каквито са, и ги свързвате с малка система или автоматизация, която премахва ръчната работа помежду им. Например:
- поръчките от магазина влизат автоматично в склада и счетоводството;
- фактурите от имейла се четат с AI и данните се попълват сами (вижте услугата Изкуствен интелект);
- товарителниците към Еконт и Спиди се създават с един клик.
Как започваме
Започваме с разговор за това как работите днес: кой какво прави, къде се губи време и къде стават грешки. След това предлагаме най-простия вариант, който решава проблема. Понякога това е готова програма с една интеграция, понякога е собствена система.
Вижте услугата Софтуер по поръчка или пишете ни. Консултацията е безплатна.